Privatlivspolitik for kraks fond

Introduktion til privatlivspolitikken for Kraks Fond

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Kraks Fond, Ny Østergade 7, 1101 København K, CVR-nr. 48953018 (“Kraks Fond“), som den dataansvarlige behandler dine personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside eller fremsender en ansøgning.

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik, ønsker at udøve dine rettigheder som den registrerede eller klage over Kraks Fondens behandling af dine personoplysninger, kan du rette henvendelse til uddelingskoordinator Peter Smed (e-mail: ps@kraksfond.dk eller tlf.nr.: +45 2971 0306).

Hvis du vil klage over Kraks Fonds behandling af personoplysninger til en tilsynsmyndighed, kan du henvende dig til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktinformationer kan findes på deres hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

Kraks Fond anvender en online platform til håndtering af ansøgeres ansøgningsmateriale og hvis nødvendigt korrespondance med ansøgerne. Du opfordres derfor, som ansøger til ikke at fremsende dit ansøgningsmateriale, eller på anden vis at henvende til dig til Kraks Fond, herunder hverken per e-mail eller brev.

Kategorier af personoplysninger, der behandles om dig, formålet hermed og retsgrundlaget herfor

Når du besøger vores hjemmeside, behandler vi ingen personoplysninger om dig. Kraks Fond anvender udelukkende tekniske cookies (funktionalitetscookies) på hjemmesiden. Der opbevares ingen oplysninger om dig, når du besøger vores hjemmeside. Du kan læse mere om tekniske cookies i vores cookiepolitik her. Inden du kan fremsende din ansøgning, bedes du at logge på it-platformen OnlineLegat, hvor du skal identificere dig med din eller virksomheds NemID. Du kan tilgå platformen fra vores hjemmeside.

Når du fremsender din ansøgning, behandler vi de modtagne personoplysninger for at vurdere, hvorvidt vi skal uddele midler til dig.

Hvis du har udfyldt ansøgningsskema for personer, er disse oplysninger som udgangspunkt dit navn, kontaktoplysninger, identifikationsoplysninger, oplysninger om din eventuelle ansættelse hos os, oplysninger om dine økonomiske forhold, bopælsoplysninger og oplysninger om eventuelle særlige forhold, du har valgt at oplyse som forhold af betydning for vores beslutning om tildeling af midler.

I visse tilfælde kan vi behandle følsomme personoplysninger om dig, f.eks. helbredsoplysninger, hvis du har valgt at angive disse i ansøgningen eller fremsende dem i forbindelse med din ansøgning.

Hvis du har udfyldt ansøgningsskema for projekter, behandler vi oplysninger om dit navn og dine kontaktoplysninger.

Formålet med behandlingen af din ansøgning er at vurdere, hvorvidt vi skal uddele midler til dig, herunder iagttage vores interesser i at midlerne bliver uddelt til dem, der opfylder kravene herfor og som er berettiget hertil.

Projektansøgninger afsluttes altid med en slutrapport. I den forbindelse behandler vi oplysninger om dit projekt f.eks. projekttitel, bevilget beløb, projektudgifter i alt, bankkontoen du har anvendt til udbetalingen og lignende oplysninger. Herudover behandler vi dit navn.

Retsgrundlaget for at behandle dine almindelige personoplysninger er, at vores legitime interesser i at den rette ansøger får midlerne vi uddeler, samt vores interesse i at modtage oplysninger om projektets afslutning, herunder hvilken forskel vores uddeling har gjort for projektet, går forud for dine interesser i ikke at få behandlet disse personoplysninger om dig, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Dine følsomme personoplysninger behandles baseret på dit udtrykkelige og forudgående samtykke, som du vil blive bedt om at afgive i forbindelse med fremsendelse af din ansøgning til os, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a. Se gerne ansøgningsblanketten for yderligere information herom.

Dit CPR-nummer behandles til identifikationsformål på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2, mens vi vurderer, hvorvidt vi skal uddele midler til dig. Hvis du bliver udvalgt til at modtage et legat, behandler vi dit CPR-nummer for at foretage den nødvendige indberetning til SKAT samt sikre udbetaling til den rette modtager af midler. Behandlingen sker, fordi det er påkrævet ved lov i forbindelse med udbetaling af midler til dig, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

Kraks Fond er forpligtet til at indsende en fortegnelse over modtagere af uddelinger fra fonden i et regnskabsår til den relevante fondsmyndighed, jf. § 80 i lov om erhvervsdrivende fonde. Kraks Fond kan også vælge at medtage sådanne oplysninger i fondens årsrapport. Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger i den forbindelse er at efterleve en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c, eller Kraks Fonds legitime interesse i fondsadministration, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Modtagere af dine personoplysninger

Kraks Fond har antaget visse databehandlere, som udfører en række opgaver på vegne af os. Disse databehandlere får adgang til dine personoplysninger. Databehandlerne kan dog alene lovligt tilgå og behandle dine personoplysninger på vegne af Kraks Fond for at opfylde de specifikke formål, der er fastsat af os. Databehandlerne må derfor ikke anvende personoplysningerne til egne formål. Kraks Fond har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere i overensstemmelse med kravene i databeskyttelsesforordningen.

Kraks Fond kan endvidere videregive dine personoplysninger til tredjeparter, der behandler dine personoplysninger til egne formål, herunder offentlige myndigheder, såsom SKAT. Videregivelse af dine personoplysninger vil altid ske i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. Retsgrundlaget for videregivelsen af oplysningerne i den forbindelse vil være Kraks Fonds overholdelse af retlige forpligtelser efter f.eks. skatteindberetningsloven, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c

Herudover kan oplysninger om dig som modtager af uddelinger fra Kraks Fond indsendes i form af en fortegnelse over modtagere af uddelinger til en kompetent fondsmyndighed i overensstemmelse med lov om erhvervsdrivende fonde. Kraks Fond kan også vælge at indsende oplysningerne om årets legatmodtagere til Erhvervsstyrelsen som en del af fondens årsrapport.

Slutteligt kan Kraks Fond videregive dine personoplysninger til fondens rådgivere, herunder advokater, med henblik på fondsadministration. Disse modtagere er underlagt lovpligtig tavshedspligt. Retsgrundlaget for videregivelsen af oplysningerne i den forbindelse vil være Kraks Fonds overholdelse af retlige forpligtelser efter f.eks. lov om erhvervsdrivende fonde og indsendelsesbekendtgørelsen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c.

Overførsel af dine personoplysninger til tredjelande (lande uden for EU/EEA)

I det omfang dine personoplysninger overføres til tredjelande, sikrer Kraks Fond et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for en sådan overførsel, f.eks. ved indgåelse af EU-Kommissionens standardkontrakter med modtageren af oplysningerne. Du kan finde en kopi af en standardkontrakt på EU-Kommissionens hjemmeside her.

Periode for opbevaringen af dine personoplysninger

Personoplysninger angivet i din ansøgning behandles af Kraks Fond, så længe det er nødvendigt for at opfylde fondens formål, herunder så længe vi behandler din ansøgning for at vurdere, hvorvidt vi skal uddele midler til dig.

Hvis du har fået afslag, opbevarer vi din ansøgning og andre personoplysninger i op til 2 år af dokumentationshensyn. Herefter bliver din ansøgning og andre personoplysninger slettet.

Hvis du har fået tildelt midler, opbevarer vi din ansøgning og andre personoplysninger i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvortil regnskabsmaterialet vedrører, jf. bogføringslovens kapitel V. Herefter bliver din ansøgning og andre personoplysninger slettet.

Dine rettigheder som den registrerede

Du har først og fremmest ret til at anmode om at få indsigt i de personoplysninger, som Kraks Fond behandler om dig. Herudover har du ret til at få dine personoplysninger berigtiget, slettet eller få begrænset brugen af disse. Du har endvidere i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Hvis din indsigelse er berettiget, må Kraks Fond ikke længere behandle dine personoplysninger.

Under særlige omstændigheder har du ret til dataportabilitet. Det betyder, at du i givet fald kan anmode om at få de personoplysninger, som du selv har givet til Kraks Fond, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Hvis det er teknisk muligt, kan du også anmode om at få oplysningerne transmitteret til en tredjepart.

Hvis Kraks Fonden behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette berører dog ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på dit samtykke før tilbagetrækningen.

Datatilsynet har udarbejdet en vejledning om de registreredes rettigheder. Du kan læse mere herom her.

Dato for den seneste opdatering af privatlivspolitikken

11. november 2022